Planiranje projekta: postavljanje zadataka i raspored aktivnosti

Osnove upravljanja projektom

Razumijevanje osnova upravljanja projektima

Upravljanje projektima nije egzaktna znanost, već je to disciplina, pristup i "način razmišljanja" koji stručnjaci usvajaju i provode kako bi se stvari dogodile i kako bi se ostvarili očekivani rezultati

Za ljude koji se prvi put upoznaju s upravljanjem projektom, važno je razumjeti da se ova disciplina temelji na tri stupa:

Stup 1		Stup 2		Stup 3
Poznavanje osnovne definicije upravljanja projektom		Razumijevanje osnovnih elemenata projekta i kako su međusobno povezani		Biti svjestan razlika između projekta i procesa

Traženje definicije

Upravljanje projektom postoji posvuda, bez obzira na sektor ili profesiju... to je fluidna i transverzalna disciplina s kojom bi se svaki profesionalac trebao upoznati.

Stup 1
Definicija upravljanja projektima i svijest o osnovama upravljanja projektom		Upravljanje projektom je primjena procesa, metoda, vještina, znanja i iskustva za postizanje specifičnih ciljeva projekta prema kriterijima prihvatljivosti projekta unutar dogovorenih parametara. Upravljanje projektima ima konačne rezultate koji su ograničeni vremenskim okvirom i proračunom. […] Ključni čimbenik koji razlikuje upravljanje projektom od pukog "menadžmenta" je to što ima ovu konačnu isporučevinu i ograničeni vremenski period, za razliku od upravljanja koje je proces koji je traje. Izvor: Udruga za projektni menadžment; APM Body of Knowledge, 7th edition

Upravljanje projektima kao način razmišljanja

		Razumijevanje upravljanja projektom kao načina razmišljanja znači usvajanje operativnog pristupa koji vodi do:
Upravljanje projektom pruža logički okvir koji pomaže u radu sa složenim i stalno promjenjivim međusobno povezanim aktivnostima:		Jasnog definiranja odgovornosti
		Bolje upotrebe resursa
		Poboljšane komunikacije (interne i eksterne)
		Ostvarenja predviđenih ciljeva i ambicija
		Poboljšanja unutarnjih proces

1		2		3		4		5
Upravljanje projektom kao način razmišljanja osigurava da su uloge i odgovornosti eksplicitno definirane na početku. Ova jasnoća smanjuje vjerojatnost nesporazuma, izbjegava preklapanje dužnosti i poboljšava odgovornost, što dovodi do glatkijih radnih tokova i boljeg učinka tima.		Upravljanje projektima naglašava planiranje i određivanje prioriteta, što pomaže u učinkovitoj raspodjeli resursa – bilo vremena, proračuna ili osoblja. Izbjegavanjem prekomjerne ili nedovoljne upotrebe resursa, timovi mogu povećati produktivnost i smanjiti otpad		Pomaže u upravljanju očekivanjima dionika i potiče povjerenje pružanjem redovitih ažuriranja o prekretnicama, rizicima ili promjenama. Ova dvosmjerna komunikacija smanjuje nesporazume i održava sve informiranima		Strukturirani pristup upravljanja projektima osigurava da su svi napori usmjereni prema ispunjavanju specifičnih ciljeva i ostvarivanju širih ambicija.		Lekcije naučene iz prošlih projekata integrirane su u buduće napore, poboljšavajući učinkovitost i smanjujući pogreške. To stvara kulturu kontinuiranog poboljšanja, gdje tijek rada postaje učinkovitiji, a posao učinkovitiji

Ključne značajke uspješnog projekta

Isprepletene varijable projekta

Ne postoji tajna formula za uspješno upravljanje projektom, samo parametri koji služe kao smjernice. … Uspješna provedba projekta treba zadovoljiti neke osnovne uvjete:

Rezultati se konsolidiraju u određeno vrijeme prema kvaliteti, kvantiteti i proračunskim ograničenjima

Resursi se pravilno koriste na troškovno učinkovit način

Dionici su zadovoljni

Ambicije projekta su ostvarene

Učinak je pozitivan i održiv

1		2		3		4		5
Rezultati moraju biti isporučeni na vrijeme i unutar ograničenja kvalitete, količine i proračuna. To znači poštivanje rokova, ispunjavanje potrebnih standarda i rezultata bez prekoračenja dogovorenog opsega ili budžeta.		Ljudske resurse treba rasporediti na temelju stručnosti, financijskim resursima treba upravljati razborito, a alate ili materijale koristiti uz minimalan gubitak. Time se osigurava da svaki unos doprinosi ukupnoj vrijednosti projekta.		Angažiranje dionika kroz redovitu komunikaciju, njihovo uključivanje u donošenje odluka i osiguravanje transparentnosti osigurava ispunjenje njihovih potreba i očekivanja. To potiče povjerenje i usklađenost tijekom životnog ciklusa projekta.		Ambicije projekta moraju biti usklađene sa širim organizacijskim ciljevima i pružiti više od samo osnova. Bilo da se radi o inovaciji ili društvenom utjecaju, projekti bi trebali nastojati premašiti očekivanja i značajno pridonijeti dugoročnim ciljevima.		Rezultati također moraju nuditi trajne dobrobiti. Ugradnjom održivosti u dizajn – bilo kroz izgradnju kapaciteta ili dugoročnu upotrebljivost – projekt ostaje relevantan i vrijedan i u budućnosti.

3 ( 1) isprepletene varijable: promjena jedne varijable neizbježno će utjecati na ostale

Stup 2
Razumijevanje temeljnih elemenata projekta i kako su oni međusobno povezani.		Bihevioralni aspekti suradnja Komunikacija Nematerijalna dinamika Psihološke osobine itd…

Više o elementu “Vrijeme”

Faza razvoja uključivala je kontinuirani ciklus praćenja, provjere i finog podešavanja tijeka radnje

		Praćenje i evaluacija Procjena utjecaja Upravljanje rizikom Kontrola proračuna Komunikacija i PR Uključivanje dionika Mjerenje KPI-ja…

Razlika između projekta i procesa

Projekt je privremen i jedinstven: skup operacija dizajniranih za postizanje jedinstvenog cilja

	Na primjer: upravljanje ljudskim resursima kao proces i istraživanje i razvoj kao projekt u velikoj organizaciji
Stup 3
Svijest o razlici između Projekta i Procesa	Projekt: R&D Životni ciklus Unaprijed izrađen raspored Specifični resursi Originalni outputi Multidisciplinarnost Dinamičan Rizičan	Proces: HR Predvidljiv tok Kontinuirani proces Predvidljivi resursi Ujednačeni rezultati Mono-disciplinarnost Statičan Niska izloženost poremećajima

Projekt VS Proces pojednostavljeno:

	Project	Process
Definocija	Privremeni pothvat s određenim ciljem ili jedinstvenim ishodom.	Kontinuirani skup ponavljajućih zadataka osmišljenih za održavanje učinkovitosti i dosljednosti.
Trajanje	Privremeno, s jasnim početkom i krajem.	U tijeku, bez definiranog kraja.
Cilj	Postiže određeni cilj ili stvara jedinstven rezultat.	Održava ili poboljšava postojeće operacije.
Priroda	Dinamičan i podložan promjenama tijekom izvođenja.	Stabilan i predvidljiv, s unaprijed definiranim koracima.
Primjer	Izgradnja kuće, pokretanje nove aplikacije, organiziranje događaja.	Proizvodnja proizvoda, obrada plaća, rješavanje pritužbi kupaca.
Fokus	Ispunjenje definiranog cilja.	Kontinuitet i učinkovitost u poslovanju
Output	Jedinstveni isporučivi ili rezultati.	Ponovljeni ishodi ili usluge.

Životni ciklus projekta

Četiri faze životnog ciklusa Projekta

1.Početak

2.Planiranje

3.Provedba

4.Završetak

Identificirajte konkretnu potrebu ili priliku
Razvijte projekt (prijedlog) kao odgovor na potrebu ili priliku
Definirajte opći cilj
Odaberite potrebne resurse (po vrsti)
Izradite nacrt Izjave o radu (tj. organiziranje stvari)
Postignite konsenzus

Izradite strategiju projekta
Identificirajte sve potrebne resurse (kvantifikacija i kvalifikacija)
Definirajte operativne zahtjeve
Realno predvidite sve troškove, vrijeme, redoslijed, kvalitetu i količinu itd.
Predvidite moguće rizike
Procijenite potrebna znanja, vještine i kompetencije

Pokrenite projekt
Mobiliziratjte i upravljajte resursima
Brzo reagirajte na operativne aspekte provedbe
Održavajte pozitivne odnose s ključnim dionicima
Pratite, provjeravate izvršenje planova

Prijenos resursa na druge aktivnosti/projekte
Provedite završnu evaluaciju
Ekstrapolirajte naučene lekcije (tj. dobre prakse, zaključke, TREBA & NE TREBA, itd.)
Obavještavajte ključne dionike o postignućima

Geneza projekta

Smisliti projektnu ideju je relativno lako, izazovan dio je pretvoriti ideju u konkretan prijedlog projekta. Sve počinje definiranjem:

Jasnih ciljeva

Pozitivnih rezultata

Uloga i napora

Vremenski ograničenih zadataka

Resursa

Sastavni elementi za implementaciju

CILJEVI	REZULTATI	NAPORI	ZADATCI	RESURSI

Zašto želite ovo učiniti….	Što želite postići ovim…	Tko je za što odgovoran…	Kad se stvari trebaju obaviti…	Kako se stvari mogu napraviti…

Postavljanje čvrstih ciljeva ključno je za davanje pravog smjera projektu. Zajednički okvir za definiranje ciljeva projekta je SMART pristup:

SPECIFIČNI		MJERLJIVI		OSTVARIVI		RELEVANTNI		VREMENSKI ODREĐENI
Ciljevi bi trebali biti dovoljno precizni i konkretni da ne budu otvoreni za različita tumačenja od strane različitih ljudi		Ciljevi bi trebali definirati željeno buduće stanje u mjerljivim terminima, kako bi se omogućila provjera njihovog postignuća		Ciljevi bi trebali biti postavljeni na razini koja je ambiciozna, ali u isto vrijeme realno ostvariva		Ciljevi bi trebali biti izravno povezani s problemom i njegovim uzrocima		Ciljevi bi trebali biti povezani s fiksnim datumom ili točnim vremenskim razdobljem kako bi se omogućila procjena njihovog postignuća.

Rezultati su postignuća projekta i predstavljaju krajnji oblik napretka njegovog razvoja. Rezultati se mogu tumačiti na različite načine, ovisno o tome kakva postignuća promatramo:

	Rezultat			Output (isporučevina)			Ishod (učinak)
Odnosi se na posljedicu ili učinak radnje ili događaja. Može se koristiti za opisivanje i opipljivih i nematerijalnih posljedica			Odnosi se na opipljive ili mjerljive proizvode, robu ili usluge koje proizlaze iz određenog procesa ili aktivnosti			Odnosi se na konačnu posljedicu ili rezultat procesa, aktivnosti ili događaja. Usredotočuje se na cjelokupni učinak radnje

Prikupljanje pravog stručnog znanja, kontakata i saveznika ključni je čimbenik uspjeha u bilo kojoj fazi razvoja projekta. Dok gradite svoju mrežu, želite angažirati ljude koji odgovaraju sljedećim vodećim parametrima:

	Čvrsta pouzdanost		Jaka stručnost		Usklađivanje s ciljevima
Pouzdanost Responzivnost u fazi planiranja Reaktivnost u izvršenju Pružatelji rješenja		Sposobnost unosa vrijednosti u projekt Dokazani rezultati u području projekta Iskustvo i konsolidirani know-how		Misija projekta je u skladu s njihovim ambicijama Predanost doprinosu glatkoj provedbi Zajednička želja za stvaranjem pozitivnog utjecaja
Nema problematičnih		Agenti promjene		Istomišljenici

Planiranje projektnih aktivnosti sama je srž upravljanja projektima. Najpouzdanija metodologija za to je „Work Breakdown Frame“, koja omogućuje voditeljima projekata da:

Strukturiraju projektne aktivnosti

Utvrde redoslijed operativnih faza rada

Povežu svaku aktivnost s određenim rezultatima/izlazima

Odrede vrijeme potrebno za provedbu i razvoj svake aktivnosti

Identificiraju prekretnice i ključne faze u životnom ciklusu projekta.

STRUKTURIRATI		POREDATI		POVEZATI		ALOCIRATI		IDENTIFICIRATI
Veliki projekti mogu biti stresni; njihovo dijeljenje u zadatke ili radne pakete osigurava jasnoću i kontrolu. WBF stvara hijerarhijsku strukturu u kojoj je cjelokupni projekt podijeljen u faze, rezultate i pojedinačne zadatke.		Osigurava da su ovisnosti i preduvjeti između zadataka jasno definirani, sprječavajući uska grla. Zadaci su poredani na temelju prioriteta (što se prvo mora dogoditi) i međuovisnosti		Osiguravanje da svaki zadatak pridonosi općem cilju projekta sprječava uzalud trud. Svaki je zadatak uparen s mjerljivim rezultatom, poput dokumenta, značajke proizvoda ili dovršene faze.		Pomaže u postavljanju realnih rokova i sprječava pretjerano obvezivanje. Za raspodjelu vremena koriste se tehnike procjene.		Prekretnice omogućuju praćenje stanja projekta i spremnosti za sljedeće faze. Dodijeljeni su kritičnim isporukama ili točkama odlučivanja, kao što je završetak faze ili veliko odobrenje.

Koristi od implementacije okvira raščlambe rada mogu se sažeti kako slijedi:

Bolja suradnja

Izbjegavanje rizika

Upravljanje resursima

Tracking and monitoring

Jasna struktura osigurava da svatko razumije svoje uloge i odgovornosti

Potencijalni rizici mogu se prepoznati i njima se može upravljati kada su zadaci i ovisnosti jasno istaknuti

Uz jasnoću zadataka, resursi (ljudi, alati, proračuni) mogu se učinkovito rasporediti

Napredak se može pratiti prema WBF-u kako bi se osiguralo usklađivanje s rokovima i rezultatima

Sažetak

Postizanje uspjeha projekta	Ovladavanje projektnim vještinama
Upravljanje projektima odnosi se na jasne ciljeve, učinkovito korištenje resursa i učinkovitu komunikaciju za postizanje uspjeha. Osigurava da su zadaci dovršeni na vrijeme, unutar opsega i s kvalitetnim rezultatima.	Ključne vještine upravljanja projektima uključuju upravljanje rokovima, raspodjelu resursa i ublažavanje rizika. Ove kompetencije pokreću uspjeh i učinkovitost projekta.
Poticanje odgovornosti i rasta	Razvijanje projektnog načina razmišljanja
Usvajanje mentaliteta upravljanja projektima potiče odgovornost, strateško razmišljanje i kontinuirano poboljšanje. To dovodi do boljeg donošenja odluka i održivih ishoda.ovdje.	Snažan način razmišljanja o upravljanju projektima naglašava pažnju na detalje, odgovornost i proaktivno rješavanje problema. Osigurava da timovi ostanu usredotočeni i usklađeni s projektnim ciljevima.

Kliknite da biste se testirali

Izvori:

PPT prezentacija modula Osnove upravljanja projektom Ključne značajke uspješnog projekta Životni ciklus projekta Sažetak Testirajte se Izvori

Ključne riječi